Treinamento completo de Agenda

O módulo de Agenda do Eyecare BI é o centro de organização dos atendimentos da clínica.
Por meio dele, é possível visualizar os horários dos médicos, criar agendamentos, reagendar consultas, confirmar atendimentos com pacientes e acompanhar o status da agenda em tempo real.

Neste artigo você aprenderá:

• Como navegar pela agenda

• Como entender os status de cada agendamento

• Como criar um novo agendamento

• Como reagendar consultas

• Como enviar confirmação ao paciente
  
  

Visões da Agenda

A agenda do Eyecare BI possui diferentes formas de visualização para facilitar a organização da clínica.

1. Visualização em Calendário

Esta é a visualização padrão da agenda.

Ela mostra os horários organizados em formato de calendário, permitindo acompanhar rapidamente todos os atendimentos.

No canto superior esquerdo existe um ícone de informação (i) que exibe a legenda de cores da agenda.

Cada cor indica o status do atendimento.

Status da agenda

Esses status ajudam a equipe a acompanhar o fluxo do paciente dentro da clínica.

2. Navegação pelo calendário

Ao lado da agenda existe um calendário lateral que permite:

• Visualizar datas passadas

• Navegar para datas futuras

• Retornar rapidamente para a semana atual

3. Filtros da agenda

Na parte superior da tela existem filtros que permitem visualizar agendas específicas.

Nesta visualização é possível mostrar até 4 agendas de médicos simultaneamente.

Você pode selecionar:

• Médicos específicos

• Agendas específicas

• Salas ou setores

Tipos de visualização da agenda

O Eyecare BI oferece três modos principais de visualização.

Visualização semanal

Mostra todos os agendamentos da semana.

Nesta visualização, os atendimentos aparecem misturados por médico, permitindo uma visão geral da agenda da clínica.

Visualização mensal

Mostra os agendamentos organizados por mês.

Cada quadrado representa um dia, e dentro dele aparecem os agendamentos realizados.

Para ver detalhes de um atendimento basta clicar no agendamento.

Visualização diária

Na visão diária, os agendamentos aparecem separados por colunas de médicos, facilitando o acompanhamento da agenda individual de cada profissional.

Buscar um agendamento

Caso um paciente entre em contato e não saiba:

• o horário da consulta

• o médico

• ou a data do atendimento

é possível usar a lupa de busca.

Você pode pesquisar por:

• Nome do paciente

• Data de nascimento

• CPF

O sistema exibirá todos os agendamentos encontrados.

Modo Eventos do Dia

Além da visualização em calendário, existe o modo eventos.

Ele pode ser acessado clicando no ícone com três linhas na parte superior da agenda.

Nesta visualização os agendamentos aparecem em formato de lista.

Informações exibidas no modo eventos

Nesta tela é possível visualizar um resumo completo da agenda, incluindo:

• Total de horários disponíveis

• Total de agendamentos

• Quantidade de encaixes

• Quantidade de reagendamentos

• Horários ocupados

• Cancelamentos

• Faltas

Filtros disponíveis

No modo eventos é possível filtrar os agendamentos por:

• Médico

• Sala

• Tipo de procedimento

• Prioridade

• Convênio

• Setor

• Situação do agendamento

• Paciente

Exportar ou imprimir agenda

Também é possível:

• Baixar a agenda

• Imprimir a agenda do dia

Esse recurso é útil para clínicas que ainda utilizam agendas impressas ou precisam compartilhar a agenda com outros setores.

Como criar um agendamento

Existem três maneiras de criar um agendamento no Eyecare BI.

1. Pelo botão de agendamento

Clique no botão Agendamento.

A tela de agendamento será aberta.

2. Pelo botão "+"

No modo eventos também existe o botão + que abre diretamente a tela de agendamento.

3. Clicando em um horário disponível

Na visualização em calendário, os quadrados brancos representam horários disponíveis.

Ao clicar em um horário vazio, a tela de agendamento será aberta automaticamente.

Agendar um paciente já cadastrado

Para pacientes que já passaram pela clínica:

1. Digite no campo de busca:

   • nome do paciente

   • data de nascimento

   • número do prontuário

2. O sistema localizará o cadastro.

3. O convênio utilizado na última consulta será carregado automaticamente.

Caso o convênio tenha mudado, basta selecionar um novo convênio.

Selecionar procedimentos e exames

Após escolher o convênio, é necessário selecionar o item que o paciente realizará na clínica.

Exemplo:

• Consulta

• Exame

• Procedimentos

Caso seja necessário adicionar mais procedimentos, clique em Adicionar item.

É possível inclusive combinar:

• convênio para consulta

• particular para exames não cobertos

Selecionar médico, data e horário

Depois selecione:

• Profissional

• Data do atendimento

• Horário

O sistema entenderá automaticamente que se trata de um novo agendamento.

Campo de descrição

O campo Descrição pode ser utilizado para adicionar observações importantes para o médico.

Exemplo:

• Paciente PCD

• Paciente idoso

• Paciente urgente

Agendar paciente sem cadastro

Caso o paciente ainda não tenha cadastro na clínica:

1. Digite o nome do paciente

2. Clique em Adicionar novo paciente

Será aberto um cadastro rápido.

Dados obrigatórios no cadastro rápido

Os dados obrigatórios são:

• Nome completo

• Data de nascimento 

• Obs: a clínica/hospital poderá configurar e personalizar essa obrigatoriedade

Recomenda-se também preencher:

• Telefone celular

• Convênio

Após cadastrar, o agendamento pode ser criado normalmente.

O sistema indicará que o cadastro está incompleto, para que a recepção finalize os dados quando o paciente chegar.

Reagendar um atendimento

Se o paciente solicitar alteração da consulta não é necessário cancelar o agendamento.

Basta:

1. Localizar o agendamento

2. Alterar a data ou horário

3. Clicar em Atualizar

O sistema registrará automaticamente como reagendamento.

Enviar mensagem de confirmação ao paciente

Para confirmar a consulta com o paciente:

1. Clique no agendamento

2. Clique em Enviar mensagem de confirmação

O sistema abrirá o WhatsApp Web com uma mensagem padrão preenchida.

Exemplo da mensagem enviada:

Olá, [Nome do paciente].
Este é um lembrete da sua consulta na [Nome da clínica] com Dr(a). [Nome do médico] no dia [data] às [hora].

Clique no link abaixo para confirmar ou cancelar seu agendamento.

Confirmação do agendamento

Quando o paciente clicar no link:

• Se confirmar → o status muda para Confirmado pelo paciente

• Se cancelar → o status muda para Cancelado pelo paciente

Confirmação manual

Caso o paciente confirme por:

• telefone

• mensagem

• ligação

a recepção pode alterar manualmente o status para Confirmado.

Suporte

Caso tenha dúvidas sobre o funcionamento da agenda, o time de suporte Eyecare está disponível:

Segunda a sexta:
08h às 19h

Sábado:
08h às 12h

Basta clicar no ícone de suporte (fone de ouvido) dentro da plataforma para abrir o chat.